Organizzare un evento richiede impegno, attenzione e una buona dose di improvvisazione. Durante lo scorso anno, complice la pandemia, centinaia e migliaia di eventi si sono ritrovati a dover essere ripensati e rivoluzionati per essere trasmessi in formato digitale.
Ad oggi è fondamentale saper dar vita a un evento digitale, pertanto lo scopo di questo articolo è fornire una guida che aiuti nel processo, delineando gli aspetti fondamentali e le caratteristiche.
L’evento digitale
La crisi pandemica ha rivoluzionato forse in maniera irreversibile la morfologia del mondo, della popolazione e dello stile di vita.
Il digitale ha conosciuto un’espansione senza precedenti, sono mutate le modalità di incontro, di dialogo e di condivisione degli spazi e del tempo.
Dalla didattica a distanza, allo smart working, ai film guardati in compagnia ma in casi differenti. Tutto è stato ripensato e vissuto a distanza.
Queste nuove modalità di vivere la propria socialità e gli eventi continuano ad essere fondamentali anche nella nuova realtà apparentemente quasi libera dal distanziamento sociale.
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Uno dei settori che ha più risentito di questi mutamenti è stato quello degli eventi.
È innegabile che l’esperienza di un evento online sia lontana e differente da quella di uno vissuto in presenza, tuttavia porta con sé delle caratteristiche e peculiarità che vanno evidenziate e valorizzate. Se un evento live dona esperienze e sensazioni forti e impagabili, uno digitale porta all’azienda dei vantaggi da considerare. In termini di saving, di generazione di lead e semplificazione della parte organizzativa. Ma non sono gli unici punti a favore della realizzazione di un evento digitale.
I vantaggi degli eventi online
Un evento digitale oltre a essere un’ottima alternativa in caso di imprevisti e periodi prolungati di incertezza, possiede delle caratteristiche che lo rendono funzionale e di successo al pari di un evento live.
Un primo fattore di indiscutibile vantaggio è la possibilità di avere un pubblico infinitamente più ampio. Gli spettatori possono seguire l’evento comodamente da casa, senza doversi recare fisicamente in un luogo, evitando spostamenti e i relativi problemi di logistica. Al cliente è unicamente richiesto l’impiego del suo tempo, la sua attenzione e il possesso di un dispositivo digitale. Un evento online è dunque accessibile a chiunque sia interessato, senza limitazioni.
Dal punto di vista dell’azienda organizzatrice, come detto, vi sono degli aspetti positivi legati a un evidente risparmio economico. Non si dovrà infatti investire nella scelta della location e nello staff predisposto all’organizzazione. Non vi saranno spostamenti, pernottamenti o pasti da finanziare. Questo risparmio consente l’eventualità di puntare maggiormente sulla kermesse dell’evento, invitando ospiti di una certa caratura.
Un evento virtuale, inoltre, è sostenibile. Essendo abbattuti gli spostamenti e i viaggi programmati, le emissioni di CO2 saranno sensibilmente ridotte.
Come organizzare un evento digitale
Comprese le differenze e, soprattutto, i vantaggi di un evento digitale, risulta importante comprendere come crearne uno di successo.
Step preliminari
Il canale scelto per la trasmissione dell’evento dev’essere anzitutto testato dal team organizzatore e scelto considerandone accessibilità e usabilità. Non deve risultare infatti complicato per gli spettatori collegarsi né rintracciare la piattaforma sulla quale si svolgerà l’evento.
L’evento deve svolgersi in una data che non coincida con alcun altro tipo di celebrazione e dev’essere trasmesso a un orario che appaia comodo e possa essere seguito anche da utenti oberati di altri impegni.
Un evento online, così come uno offline, necessitano di una campagna pubblicitaria. Considerato il target al quale l’azienda vuole rivolgersi dev’essere studiata una campagna di marketing che porti quanto più traffico all’evento.
È fondamentale che nelle settimane e nei giorni antecedenti all’evento venga fornito agli interessati un link che permetta la registrazione, tramite l’inserimento delle proprie informazioni di base. Ciò fornisce una breve panoramica del pubblico che sarà presente.
Step durante e dopo l’evento
Il concetto chiave affinché un evento online si possa definire ben riuscito è il coinvolgimento dell’utente. Un evento online, infatti, a differenza di uno live che conta sul numero di biglietti acquistati, considera fondamentali le risposte dei clienti e le azioni svolte in relazione all’evento stesso.
Durante lo svolgimento dell’evento devono infatti essere realizzati dibatti e discussioni, sondaggi dal vivo, concorsi, attività e sessioni di domande e risposte.
Una delle principali dietro ogni piattaforma online è la gestione della privacy. Dovrebbe essere la preoccupazione principale degli organizzatori. Il sito deve essere crittografato e prendere solo le informazioni pertinenti.
Al termine di un evento online è possibile effettuare ulteriori azioni per valutarne la riuscita, per stimare il grado di partecipazione e per permettere a chi non ha potuto partecipare in diretta di rivederlo in differita:
- Offrire un riassunto dell’evento;
- Somministrare un sondaggio ai partecipanti;
- Condividere i successi e i numeri dell’evento;
- Condividere la registrazione sulle pagine social;
- Creare conversazioni e momenti di confronto;
- Raccogliere i dati, la partecipazione e il livello di soddisfazione degli spettatori.
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