La fatturazione elettronica è un processo che ormai è entrato a pieno regime, visto che a partire dal 1° gennaio 2024 quest’obbligo è stato esteso anche alle partite IVA aderenti al regime forfettario. La transizione dal cartaceo al digitale ha comportato alcune complessità, che tuttavia possono risultare facilmente risolvibili se si adotta un software di fatturazione di qualità.
Le piccole imprese, soprattutto, grazie a programmi completi e dotati delle funzionalità principali, possono risparmiare molto tempo nella gestione della fattura elettronica. Andiamo a vedere come.
Software di fatturazione: come aiutano le piccole imprese
I programmi di fatturazione permettono di semplificare la creazione, l’invio, la ricezione e l’archiviazione delle fatture, ottimizzando il processo di gestione documentale e riducendo errori e costi. È vero che questo sistema è percorribile anche utilizzando il tool offerto dall’Agenzia delle Entrate, ma è altrettanto vero che questo strumento comporta alcune limitazioni e può essere a volte non adatto alle varie esigenze degli utilizzatori. Se il numero delle fatture mensili è molto basso, ad esempio, può essere un ottimo aiuto, ma se il quantitativo di fatture da gestire, sia emesse che ricevute, comincia a essere voluminoso, allora l’adozione di un buon software di fatturazione può risultare una buona idea.
Generalmente, questi strumenti includono funzionalità specifiche, come la gestione dei pagamenti (tramite lo scadenzario, la prima nota e l’invio di solleciti di pagamento), l’analisi dei dati finanziari e la generazione di altri documenti aziendali, come i preventivi e gli ordini. Inoltre, alcuni si possono integrare con altri programmi e servizi aziendali, ad esempio l’e-commerce o il CRM. Non si tratta solo di una scheda da compilare, insomma, ma di un vero e proprio supporto alla gestione della contabilità aziendale.
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Come funziona un programma per la fatturazione elettronica
Per produrre una fattura elettronica valida, è necessario utilizzare strumenti in grado di creare documenti nel formato tecnico XML e trasmetterli tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che certifica la correttezza del documento e che ricordiamo essere l’unico canale autorizzato per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.
Il software per la fatturazione elettronica automatizza e semplifica l’intero ciclo di gestione delle fatture, collegandosi direttamente al SdI.
Il funzionamento di un buon software per la fatturazione elettronica si basa prevalentemente su quattro fasi principali:
- Creazione e invio delle fatture: le fatture vengono generate nel formato XML e trasmesse al SdI;
- Gestione delle ricevute: il software riceve le notifiche di consegna o eventuale rifiuto delle fatture e fornisce suggerimenti per correggere gli eventuali errori;
- Ricezione delle fatture: è possibile ricevere le fatture emesse dai fornitori direttamente all’interno del programma di fatturazione;
- Archiviazione a norma di legge: conserva le fatture in formato digitale per almeno 10 anni, garantendo leggibilità e sicurezza nel tempo;
Un buon software per la fatturazione elettronica può essere adattato alle esigenze specifiche dell’azienda, grazie a integrazioni con altri programmi e servizi. Inoltre, assicura la validità legale delle fatture, grazie all’apposizione della firma digitale e a protocolli di trasmissione sicuri.
Quanto costa un programma di fatturazione
L’adozione di un software per la fatturazione richiede solitamente il pagamento di un abbonamento annuale: i costi sono variabili in base al programma, alle funzionalità richieste e al volume di lavoro.
Generalmente, è previsto un periodo di prova gratuito, anch’esso di durata variabile a seconda del programma e del fornitore scelto.
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