Fattura elettronica: errori comuni e come risolverli

La fatturazione elettronica può diventare un campo minato di errori, molti dei quali piuttosto comuni, ma che generano subito il panico tra le partite IVA. Scopriamo come risolverli velocemente e senza ansie.

Rilevare l’errore di fattura elettronica

Innanzitutto, molti di questi errori vengono rilevati immediatamente dal Sistema d’Interscambio, agevolando l’emissione di fattura. Tuttavia, alcuni di questi, potrebbero risultare non rilevabili dal sistema e necessitare dell’occhio attento del mittente o del cliente stesso. In ogni caso, il Sistema d’Interscambio, in generale, restituisce sempre un messaggio sullo stato della fattura emessa.

Le principali situazioni rilevate dal SdI sono tre:

Consegnata. Il processo è stato completato con successo e la fattura è stata inviata al destinatario designato, chiamato Cessionario.

Mancata consegna. Questa situazione si verifica solo se il canale richiesto dal Cessionario è diretto tramite PEC (Posta Elettronica Certificata), ma a causa di problemi con l’indirizzo PEC o il servizio di posta certificata, il processo non è stato completato correttamente. Di conseguenza, la fattura è stata depositata nell’Area Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate. Questo stato si applica a tutte le fatture destinate a cittadini privati.

Errore SdI. In caso di “Errore SdI”, il processo non è stato completato e il documento generato è stato respinto dall’Agenzia delle Entrate. Il cedente deve quindi indagare sull’errore e prendere eventuali misure correttive. In questo caso, l’Errore è sempre accompagnato da uno o più codici errori sulla natura della mancata emissione.

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Errori di fattura elettronica rilevati dal sistema SdI

Questo è il caso più semplice da affrontare, niente panico. Se l’errore nella fatturazione elettronica viene rilevato direttamente dal Sistema d’Interscambio, ti verrà notificato un messaggio di errore, chiamata notifica di scarto. Il messaggio è sempre accompagnato da una breve descrizione del problema. La fattura, quindi, si considera non emessa.

Che cosa è successo? Nulla di grave. Il SdI ha esaminato la fattura e ha individuato un errore, che potrebbe riguardare il contenuto, le dimensioni o il formato del file, oppure l’autenticità della firma. Dunque, avrai 5 giorni di tempo per riemettere la fattura corretta con la stessa data e numero di fattura. Poiché la fattura non è stata considerata emessa, non sarà necessario inviare alcuna nota di variazione al SdI. Se hai già registrato contabilmente il documento, questa situazione potrebbe richiedere una variazione contabile valida solo per gli scopi interni, se necessario.

In alternativa, puoi emettere una nuova fattura elettronica con nuova data e nuovo numero, come da istruzioni dell’Agenzia delle Entrate. In ogni caso, è sempre preferibile la prima modalità.

Errori non rilevati dal SdI

Passiamo a una situazione di più difficile risoluzione. Il Sistema di Interscambio accetta la fattura elettronica perché non presenta errori e la consegna al destinatario. Tuttavia, in seguito, tu o il cliente potreste notare che uno o più dati sono errati. In tal caso, come correggere una fattura già inviata e ricevuta dal destinatario?

È fondamentale sapere che, il SdI supervisiona solo su errori formali e questo è il motivo per cui l’errore non è stato rilevato dal sistema. In questo caso, la situazione è più complicata, infatti, normalmente, una volta accettata la fattura, viene salvata nel cassetto fiscale del cliente. Quando il cliente ha configurato un indirizzo telematico preferito (come PEC o codice destinatario) nel proprio cassetto fiscale, lo SdI inoltra la fattura a tale indirizzo, altrimenti lo invierà all’indirizzo telematico presente in fattura.

Una fattura elettronica inviata al Sistema di Interscambio e non scartata si considera emessa e non modificabile. Dunque, l’unico modo è emettere una nota di variazione, di credito o di debito. Si tratta di un documento che rettifica una fattura già emessa o registrata. Di solito, è preferibile emettere una nota di variazione per lo storno dell’intero importo, e poi procedere con una nuova fattura.

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Quando emettere la nota di variazione

La nota di variazione presenta caratteristiche simili a quelle di una fattura e, quindi, contiene gli stessi dati fondamentali, come l’indicazione del cedente, del cessionario, la numerazione, ecc. Inoltre, deve includere i riferimenti alla fattura rettificata e le correzioni necessarie rispetto alla fattura originale.

La nota di variazione va fatta quando:

1. Errore in fatturazione elettronica. Può essere classificato come “formale” (ad esempio, un’indicazione errata della denominazione del Cliente) oppure “sostanziale”, come un’errata indicazione della base imponibile, un errore nel calcolo dell’imposta o nell’applicazione dell’aliquota IVA.
2. Non è stato applicato un abbuono o uno sconto previsto dal contratto.
3. Si verifica la restituzione di prodotti difettosi in conformità a una clausola contrattuale specifica (come stabilito nella risoluzione del 16 dicembre 1975, prot. n. 502289).
4. Si verifica la rescissione o l’annullamento di un contratto.

La nota di variazione, invece, NON va emessa quando si presenta uno di questi casi:

1. Il codice o la PEC del destinatario sono errati. L’unica cosa da fare è avvisare prontamente il cliente che la fattura, essendo correttamente valida, si trova nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.
2. IBAN errato. Avvisa subito il cliente dell’errore e fornisci l’IBAN corretto su cui essere pagato.
3. Campi facoltativi della fattura elettronica errati. Un esempio può essere il numero d’ordine o i dati della consegna. Anche qui, avvisa il cliente degli eventuali errori.

Nota importante. Conserva sempre tutta la documentazione inviata e ricevuta della fattura errata: può sempre servire.

Errori di fattura elettronica: rifiuto dalla Pubblica Amministrazione

Con la Pubblica Amministrazione la situazione cambia. Infatti, anche se la fattura elettronica ha passato i controlli del Sistema di Interscambio, potrebbe esserci, ancora, il rifiuto da parte della PA. Questo viene notificato in due modalità:

1. Notifica di esito negativo. Come per le notifiche di scarto, verrà inviata una notifica direttamente dal software. In questo caso, devi procedere all’invio della fattura elettronica corretta, con lo stesso numero e data, all’ SdI.
2. Rifiuto successivo all’accettazione o decorrenza dei tempi. Quando l’ufficio PA destinatario rileva un errore nella fattura elettronica dopo l’accettazione, è tenuto a contattare direttamente il trasmittente (tramite PEC, telefono o altri mezzi simili) per richiedere l’emissione di una nota di credito elettronica. Per risolvere rapidamente il problema, si consiglia di emettere una nota di variazione in formato elettronico per stornare parzialmente o annullare la fattura elettronica PA errata. Con decorrenza dei tempi, si indica il rilevamento dell’errore dopo 15 giorni dall’invio della fattura alla Pubblica Amministrazione. In questo caso, è sempre meglio stornare il totale e emettere una nuova fattura.

Accorgersi degli errori di fattura elettronica in modo tempestivo, quindi, aiuta a prevenire le sanzioni da parte delle Autorità competenti. Saper prevenire gli errori o correggerli, è la chiave della fatturazione elettronica.